就業規則がパソコンにあるらしい

こんなご相談です。

就業規則が休憩室に置いてありません。聞けば、パソコンで見れるとのこと。ですが、それを開くためのパスワードは教えられていないのですが。

就業規則は周知されていなければなりません

就業規則は、使用者側が作成し、労働者代表が意見を付けるだけのかなり一方的な約束です。ですが、約束は約束ですので、一度作れば、労使双方が守らなければなりません。

当然ですが、ルールは、あらかじめ知らされている必要があります。そのため、就業規則は労働者に周知されていなければなりません。

会社によっては、「大切なものだから」と金庫にしまっておくようですが、これは周知したことになりません。

３つの周知の方法

就業規則の周知には、3つの方法があります。

まず、労働者がいつでも見れるように掲示したり、備え付けたりすること。休憩室においてあって、いつでも見れるようにしておく方法がこれにあたります。

次に、書面を労働者に手渡しておくこと。一人ひとりにわたっていれば、いつでも見れるし、間違いないですね。

最後に、「磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること」。労働基準法施行規則第52条の2にあるので、固い言葉になっていますが、たとえば、社内LANにPDFファイルを置いておき、PC端末からいつでも閲覧できるといったやり方です。

さて、ご相談の件ですが、最後の方法のようですが、パスワードがかかっていて、いつでも見れる状態ではないことから、周知している状態とはいえないでしょう。少なくても、パスワードの管理者がわかっているとか、その人に言い出しにくい雰囲気がないとか、そういう条件を満たさなければなりません。